Manuskriptansicht – Redaktion

In der Manuskriptansicht werden Status- und Detailangaben des Manuskripts angezeigt (ID, Titel, Artikeltyp, Einreichender Autor, Einreichungsdatum, Letzte Änderung, Begleittext, Kommentar der Redaktion, Editor, Journal, Status, vom Autor vorgeschlagene Fachgebiete und Reviewer, hochgeladene Files mit Größe und Datum). Der Abstract lässt sich über den entsprechenden Link aufrufen. In der Historie werden die Statusänderungen des Manuskripts mit Datum und Akteur registriert und die verschiedenen Versionen der Manuskriptfiles gespeichert. Außerdem sind hier auch die eingegebenen Notizen zu sehen. Über Zip-Datei herunterladen können die aktuellen Manuskriptdateidateien gezippt heruntergeladen und gespeichert werden. In der Tabelle darunter werden die aktuellen Manuskriptversionen angezeigt. Ein Klick auf den entsprechenden Dateinamen öffnet die Datei auch direkt. Daneben befindet sich das Eingabefeld für eine Notiz, die in der Historie sichtbar wird. Weiter rechts werden ggf. Angaben zu einem Datenupload bei Dryad angezeigt.
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Nur für ZMA: Anfrage eines methodischen Gutachtens: Unter der Reviewerliste befindet sich das Feld „Methodisches Gutachten erforderlich“. Es kann von Schriftleitung, Editor und Redaktion angekreuzt werden und löst eine Mail an die Redaktion aus mit der Bitte, einen methodischen Gutachter zu beauftragen. Wenn dieser Vorgang ausgelöst wird, erscheint ein entsprechender Eintrag.

Unten in der Manuskriptansicht werden die jeweiligen Bearbeitungsfunktionen der Akteure im Workflow aufgerufen. Da davon ausgegangen wird, dass die Redaktion eng mit Schriftleitung oder Editor zusammenarbeitet und diesen in vielen Fällen die praktische Bedienung des Systems abnimmt, wurden die eigentlichen Editor-Rechte (Reviewer bestimmen, Manuskript an den Autor zurücksenden, ablehnen oder publizieren) zusätzlich auch der Redaktion übertragen. Bei einigen der Aktionen werden die Ergebnisse erst sichtbar, wenn man über „Zurück zum Manuskript“ in die eigentliche Manuskriptansicht zurückgekehrt ist.
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Für Informationen zu den möglichen Aktionen wählen Sie bitte zunächst den Status, in dem sich das Manuskript befindet:

Status des Manuskripts:

Initialer Upload

Nach Hochladen eines Manuskripts durch den Autor wird die Redaktion der entsprechenden Zeitschrift über den Eingang des Manuskripts per E-Mail informiert. Die Redaktion kann sich alle eingereichten Dateien als zip herunterladen – wahlweise können die einzelnen Dateien auch direkt geöffnet werden.

Nach Prüfung des Manuskripts (Vollständigkeit, Vorveröffentlichung) sollte die Redaktion ein für den Review-Prozess optimiertes PDF erstellen (vollständiges Manuskript mit Abbildungen, Seiten- und Zeilenzählung). Über die Funktion „Manuskriptfiles hochladen“ lädt die Redaktion die für den Workflow benötigten Files in das System hoch: Manuskriptdateien hochladen.

Wenn die für den Reviewprozess benötigten Dateien im System bereitstehen, benachrichtigt die Redaktion die Schriftleitung oder sie weist dem Manuskript einen Herausgeber zu. Dies hängt vom von der Zeitschrift gewählten Workflow ab.

Schriftleitung benachrichtigen: für die Zeitschriften GMS Zeitschrift für Medizinische Ausbildung; GMS German Medical Science; GMS Infectious Diseases; GMS Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie

Editor zuweisen: für die Zeitschriften GMS German Plastic, Reconstructive and Aesthetic Surgery – Burn and Hand Surgery; GMS Interdisciplinary Plastic and Reconstructive Surgery DGPW; GMS Onkologische Rehabilitation und Sozialmedizin; GMS Ophthalmology Cases; GMS Zeitschrift zur Förderung der Qualitätssicherung in medizinischen Laboratorien; GMS Mitteilungen aus der AWMF

Schriftleitung benachrichtigt

Nach dem Upload der Manuskriptfiles für den Reviewprozess und der Benachrichtigung der Schriftleitung weist die Redaktion oder die Schriftleitung mit „Editor zuweisen“ dem jeweiligen Manuskript einen zuständigen Editor zu. Dieses Vorgehen ermöglicht auch die Zuweisung von Gast- oder Vertretungsherausgebern. Die betreffende Person muss als Editor für die Zeitschrift registriert sein. Wenn die Schriftleitung selbst die Editorrolle übernehmen will, muss sie als Editor zugewiesen werden

Soll das Manuskript aus bestimmten Gründen (z.B. mangelnde Qualität) nicht in den Reviewprozess überführt werden, kann auch sofort eine weiterführende Entscheidung (abgelehnt, angenommen, zurück an Autor) getroffen werden (siehe Entscheidung Schriftleitung). .

Editor zuweisen

Editor zugewiesen

Falls der Editor nicht bereit ist, das betreffende Manuskript zu betreuen, kann er wieder zurückgezogen werden, solange noch keine Reviewer zugewiesen wurden: Editor zurückziehen.

Workflow mit Schriftleitung

Reviewer zuweisen: Die Redaktion (bzw. der Editor) kann über „Reviewer“ jedem Manuskript einen oder mehrere Reviewer zuweisen. Der Manuskriptstatus ändert sich in „Review läuft“.

Soll das Manuskript aus bestimmten Gründen (z.B. mangelnde Qualität) nicht in den Reviewprozess überführt werden, kann der Editor auch sofort über Entscheidung Schriftleitung das Manuskript zur endgültigen Entscheidung an die Schriftleitung weitergeben (siehe Review beendet).

Sollten alle eingeladenen Reviewer die Reviewübernahme ablehnen, geht das Manuskript wieder aus dem Status „Review läuft“ zurück in den Status „Editor zugewiesen“.

Workflow ohne Schriftleitung

Reviewer zuweisen: Die Redaktion (bzw. der Editor) kann über „Reviewer“ jedem Manuskript einen oder mehrere Reviewer zuweisen.

Soll das Manuskript aus bestimmten Gründen (z.B. mangelnde Qualität) nicht in den Reviewprozess überführt werden, kann der Editor auch direkt eine weiterführende Entscheidung treffen (siehe Review beendet).

Sollten alle eingeladenen Reviewer die Reviewübernahme ablehnen, geht das Manuskript wieder aus dem Status „Review läuft“ zurück in den Status „Editor zugewiesen“.

Review läuft

Das Manuskript befindet sich im Reviewprozess, d.h. ein oder mehrere Reviewer wurden eingeladen und haben ihr Review noch nicht abgeschlossen. Eine Liste der aktuellen Reviewer findet sich in der Tabelle auf der rechten Seite. Über „Details“ kann die Reviewerverwaltung aufgerufen werden, in der Fristen und Mahnmails verwaltet werden und auch das Zurückziehen eines Reviewers möglich ist.
Über „Reviews ansehen“ können in der Reviewansicht die Gutachten selbst sowie Details zu allen eingeladenen Reviewern eingesehen werden auch wenn diese die Reviewübernahme abgelehnt haben.
Eine Zuweisung von weiteren Reviewern ist über „Reviewer“ möglich Reviewer zuweisen.

Reviewer mahnen: Wenn die Reviewer die Frist überschreiten, die ihnen in der Einladungsmail für die Übernahme oder die Fertigstellung des Reviews gestellt wurde, erhält die Redaktion eine automatisch vom Manuskriptverwaltungssystem generierte Mail. Die Redaktion kann dann in der Liste der Reviewer über „Details“ die Reviewerverwaltung aufrufen, um die dort vorbereitete Mahnmail zu versenden. Datum und Absender der Mails werden in der Mahnhistorie (s. Manuskripthistorie) festgehalten. Auch ein Abwählen des Reviewers ist über „Details“ in der Reviewerverwaltung möglich.

Reviewprozess abbrechen: Mit „Review beenden“ kann der Reviewprozess abgebrochen werden, z.B. wenn ein Reviewer sein Gutachten nicht fertigstellt oder die Bitte um Review nicht reagiert. Das Manuskript wird dadurch in den Status Review beendet überführt. Den Reviewern, die ihr Gutachten noch nicht abgeschlossen haben, wird der Zugriff darauf ohne weitere Mitteilung entzogen.

Review beendet

Workflow mit Schriftleitung

Nach Abschluss aller Reviews erhalten der Editor und die Redaktion eine Benachrichtigungsmail, in der die Entscheidungen der Reviewer aufgelistet sind. Der Editor sollte dann über das weitere Vorgehen entscheiden (siehe unten). Nach einer Überarbeitung des Manuskripts wird es direkt in den Status „Review beendet“ überführt, wenn kein Gutachter das überarbeitete Manuskript erneut reviewen wollte. Der Editor erhält eine entsprechende Mail.
Über „Reviews ansehen“ können in der Reviewansicht die Beurteilungen der Reviewer eingesehen werden. Eine Zuweisung von weiteren Reviewern ist über „Reviewer“ möglich Reviewer zuweisen.

Zurück an Autor zur Überarbeitung: Mit dem Button „Zurück an Autor“ kann dem Autor die Bitte zur Überarbeitung des Manuskripts übermittelt werden. In der vorgenerierten Mail sind bereits die für den Autor bestimmten Kommentare der Reviewer eingefügt. Die Redaktion kann den Text der Mail anpassen und mit „Nachricht schicken“ absenden (Status: Zurück an Autor zur Überarbeitung).
Siehe Zurück an Autor (durch Redaktion)

Entscheidung Schriftleitung: Wenn der Reviewprozess des Manuskripts abgeschlossen ist und nach Einschätzung des Editors keine weiteren Überarbeitungen notwendig/sinnvoll sind, kann über „Entscheidung Schriftleitung“ das Manuskript zusammen mit der Einschätzung des Editors zur endgültigen Entscheidung an die Schriftleitung übergeben werden.
Siehe Entscheidung Schriftleitung

Workflow ohne Schriftleitung

Nach Abschluss aller Reviews erhalten der Editor und die Redaktion eine Benachrichtigungsmail, in der die Entscheidungen der Reviewer aufgelistet sind. Der Editor sollte dann über das weitere Vorgehen entscheiden. Nach einer Überarbeitung des Manuskripts wird es direkt in den Status „Review beendet“ überführt, wenn kein Gutachter das überarbeitete Manuskript erneut reviewen wollte. Der Editor erhält eine entsprechende Mail.
Über „Reviews ansehen“ können in der Reviewansicht die Beurteilungen der Reviewer eingesehen werden. Eine Zuweisung von weiteren Reviewern ist über „Reviewer“ möglich Reviewer zuweisen.

Zurück an Autor zur Überarbeitung: Mit dem Button „Zurück an Autor“ kann dem Autor die Bitte zur Überarbeitung des Manuskripts übermittelt werden. In der vorgenerierten Mail sind bereits die für den Autor bestimmten Kommentare der Reviewer eingefügt. Die Redaktion kann den Text der Mail anpassen und mit „Nachricht schicken“ absenden (Status: Zurück an Autor zur Überarbeitung).
Siehe Zurück an Autor (durch Redaktion)

Finale Entscheidung: Wenn der Reviewprozess des Manuskripts abgeschlossen ist und nach Einschätzung des Editors keine weiteren Überarbeitungen notwendig/sinnvoll sind, stehen folgende Auswahlmöglichkeiten für die abschließende Beurteilung des Manuskripts zur Verfügung:

• Artikel akzeptieren: Achtung! Diese Aktion wird direkt durch Betätigung des Buttons ausgeführt. Das Manuskriptverwaltungssystem erzeugt eine Mail an die Redaktion mit der Bitte, das Manuskript für die Publikation zu erfassen, und der Status des Manuskripts wird auf „akzeptiert“ gesetzt.
• Artikel ablehnen: Über den Button „Artikel ablehnen“ wird das Manuskript endgültig abgelehnt. Es wird eine konfigurierbare Mail geöffnet, in der dem Autor die Entscheidung zusammen mit den Kommentaren der Reviewer mitgeteilt werden kann (siehe Manuskript ablehnen (durch Redaktion)).
• Ablehnen, Neueinreichung möglich: Über den Button „Ablehnen, Neueinreichung möglich“ wird das Manuskript abgelehnt. Dem Autor wird aber in der Mail mitgeteilt, dass eine vollständige Überarbeitung und Neueinreichung des Manuskripts möglich wäre. Bei der Neueinreichung kann das Manuskript vom Autor entsprechend gekennzeichnet werden (siehe Manuskript ablehnen (durch Redaktion)).

Zurück an Autor zur Überarbeitung

In diesem Status wird auf die Überarbeitung des Manuskripts durch den Autor gewartet.

Über „Reviews ansehen“ können in der Reviewansicht jederzeit Details zu den eingeladenen Reviewern sowie deren Reviews eingesehen werden.

Der Autor sollte die überarbeitete Version über die Funktion „neue Dateien hochladen“ hochladen (Status: Update von Autor gesendet). Diese Version wird im Mops gespeichert und es geht eine Benachrichtigung an die Redaktion. Diese prüft die Dateien und erstellt ggf. ein PDF für den erneuten Reviewprozess, das sie über die Funktion „Artikelfiles hochladen“ ins Manuskriptverwaltungssystem überführt. Da es erfahrungsgemäß vorkommt. dass die Autoren ihre Überarbeitung direkt per Mail senden, ohne das Manuskriptverwaltungssystem zu nutzen, besteht jetzt die Möglichkeit, dass die Redaktion einen neuen Reviewdurchgang anstößt, ohne dass das Manuskript den Status „Update von Autor gesendet“ durchläuft (siehe Update von Autor gesendet)

Update von Autor gesendet

Die vom Autor nach Überarbeitung hochgeladenen Dateien werden im Mops gespeichert und es geht eine Benachrichtigung an die Redaktion. Diese prüft die Dateien und erstellt ggf. ein PDF.

Das für den Review-Prozess optimierte PDF und alle Dateien, die im Workflow dem Editor und den Reviewern zur Verfügung stehen sollen (also in der Regel auch Begleitschreiben und Kommentare für die Reviewer), sind über „Manuskriptdateien hochladen“ in das Manuskriptverwaltungssystem zu überführen. Gleichzeitig kann dort der neue Reviewdurchlauf angestoßen werden (siehe Manuskriptdateien hochladen).

Über „Reviews ansehen“ können in der Reviewansicht die Beurteilungen der Reviewer eingesehen werden.

Entscheidung Schriftleitung

Wenn nach Einschätzung des Editors der Reviewprozess des Manuskripts abgeschlossen ist und keine weiteren Überarbeitungen notwendig/sinnvoll sind, erhält die Schriftleitung eine Mail mit der Bitte um abschließende Beurteilung des Manuskripts. Diese Mail enthält auch die Beurteilung des Editors und seine Begründung.

Über „Reviews ansehen“ können in der Reviewansicht die Beurteilungen der Reviewer eingesehen werden.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen für die abschließende Beurteilung des Manuskripts zur Verfügung:

• Artikel akzeptieren: Achtung! Diese Aktion wird direkt durch Betätigung des Buttons ausgeführt. Das Manuskriptverwaltungssystem erzeugt eine Mail an die Redaktion mit der Bitte, das Manuskript für die Publikation zu erfassen, und der Status des Manuskripts wird auf „akzeptiert“ gesetzt.
• Artikel ablehnen: Über den Button „Artikel ablehnen“ wird das Manuskript endgültig abgelehnt. Es wird eine konfigurierbare Mail geöffnet, in der dem Autor die Entscheidung zusammen mit den Kommentaren der Reviewer mitgeteilt werden kann (siehe Manuskript ablehnen).
• Ablehnen, Neueinreichung möglich: Über den Button „Ablehnen, Neueinreichung möglich“ wird das Manuskript abgelehnt. Dem Autor wird aber in der Mail mitgeteilt, dass eine vollständige Überarbeitung und Neueinreichung des Manuskripts möglich wäre. Bei der Neueinreichung kann das Manuskript vom Autor entsprechend gekennzeichnet werden (siehe Manuskript ablehnen).
• Von Schriftleitung zurück an Autor: Mit dem Button „Von Schriftleitung zurück an Autor“ hat die Schriftleitung die Möglichkeit, auch nach Abschluss des eigentlich vom Editor koordinierten Reviewprozesses dem Autor eine Bitte zur Überarbeitung des Manuskripts zu übermitteln. In der vorgenerierten Mail werden auch die für den Autor bestimmten Kommentare der Reviewer noch einmal eingefügt (siehe Zurück an Autor (durch Schriftleitung)).

Von Schriftleitung zurück an Autor

Das Manuskript wurde von der Schriftleitung mit weiteren Überarbeitungswünschen an den Autor zurückgegeben.
Wenn der Autor eine überarbeitete Version hochlädt, geht diese an per Mail an die Redaktion. Diese prüft die Dateien und lädt sie über „Manuskriptdateien hochladen“ in das Manuskriptverwaltungssystem (siehe Manuskriptdateien hochladen). Dann werden sie über „Entscheidung Schriftleitung“ wieder der Schriftleitung zur Entscheidung vorgelegt (siehe Entscheidung Schriftleitung).

Artikel akzeptiert

Das Manuskript wurde zur Publikation angenommen und in einer Mail wurde die Redaktion um die Vorbereitung der Datei für die Publikation gebeten. Bei den meisten Zeitschriften nimmt die GMS-Redaktion in ZB MED Köln die Prozessierung der Dateien vor. Dazu muss die letzte und akzeptierte Version als Word-Datei vorliegen. Bitte achten Sie darauf, dass diese Datei der GMS-Redaktion zugänglich gemacht wird, entweder über das Manuskriptverwaltungssystem oder per Mail.

Wenn das endgültige PDF vorliegt, wird es von der lokalen Redaktion oder der GMS-Redaktion (je nach Absprache) über „Manuskriptdateien hochladen“ in das Manuskriptverwaltungssystem hochgeladen (siehe Manuskriptdateien hochladen). „Autorenfreigabe beantragen“ öffnet eine Mail, mit der der Autor um die Abnahme des PDFs gebeten wird. In dieser Mail können auch evtl. noch offene Fragen, die sich bei der Bearbeitung ergeben haben, gestellt werden.
Siehe Autorenfreigabe beantragen

Autorenfreigabe beantragt

Das Manuskript wurde von der Redaktion für die Veröffentlichung vorbereitet und mit der aktuell aufrufbaren PDF-Datei wurde die Autorenfreigabe beantragt.
Der Autor hat nun die Möglichkeit, über das Manuskriptverwaltungsystem das finale PDF anzunehmen (siehe Bereit zur Veröffentlichung) oder abzulehnen (siehe Autor lehnt Freigabe ab). Falls der Autor seine Korrekturwünsche per Mail mitteilt, aber nicht das finale PDF im System ablehnt, sollte die Redaktion das geänderte PDF in das Manuskriptverwaltungssystem hochladen und den Autor per getrennter Mail auffordern, das PDF nun im Manuskriptverwaltungssystem freizugeben.

Autor lehnt Freigabe ab

Der Autor hat die die vorgelegte PDF-Version abgelehnt. In der Begleitmail wird er um die Angabe der Änderungswünsche gebeten. Die Redaktion wird benachrichtigt und kann eine entsprechend korrigierte Version erneut hochladen und dem Autor vorlegen. Der Autor kann seine Korrekturwünsche auch als Kommentar in das Artikel-PDF einfügen und über „neue Dateien hochladen“ übermitteln.

Bereit zur Veröffentlichung

Der Autor hat die vorgelegte PDF-Version angenommen. Die Annahme wird der Redaktion per Mail mitgeteilt. Der Autor muss bei der finalen Freigabe den Autorenvertrag annehmen und noch einmal bestätigen, dass er alle möglichen Interessenkonflikte angegeben hat, bzw. er hat die Möglichkeit, noch Angaben zu machen. Wenn der Autor eine Eintragung in das Freitextfeld zum Interessenkonflikt vornimmt, wird dieser Text in der Freigabe-Mail an die Redaktion ausgegeben. Bitte prüfen Sie, ob diese Eintragung im Artikel noch ergänzt werden muss.
Die Publikation wird durch die GMS-Redaktion in Zusammenarbeit mit dem DIMDI vorgenommen. Der Manuskriptworkflow im MOPS wird mit der Veröffentlichungsbekanntgabe abgeschlossen (siehe Veröffentlichungsbekanntgabe).