Manuskriptansicht – Redaktion

In der Manuskriptansicht werden Status- und Detailangaben des Manuskripts angezeigt (ID, Titel, Artikeltyp, Einreichender Autor, Einreichungsdatum, Letzte Änderung, Begleittext, Kommentar der Redaktion, Editor, Journal, Status, vom Autor vorgeschlagene Fachgebiete und Reviewer, hochgeladene Files mit Größe und Datum). Der Abstract lässt sich über den entsprechenden Link aufrufen. In der Historie werden die Statusänderungen des Manuskripts mit Datum und Akteur registriert und die verschiedenen Versionen der Manuskriptfiles gespeichert. Außerdem sind hier auch die eingegebenen Notizen zu sehen. Unten in der Manuskriptansicht werden die jeweiligen Bearbeitungsfunktionen der Akteure im Workflow aufgerufen. Da davon ausgegangen wird, dass die Redaktion eng mit dem Editor zusammenarbeitet und ihm in vielen Fällen die praktische Bedienung des Systems abnimmt, wurden die eigentlichen Editor-Rechte (Reviewer bestimmen, Manuskript an den Autor zurücksenden, ablehnen oder publizieren) zusätzlich auch der Redaktion übertragen. Bei einigen der Aktionen werden die Ergebnisse erst sichtbar, wenn man über „Zurück zum Manuskript“ in die eigentliche Manuskriptansicht zurückgekehrt ist.

Nur für ZMA: Anfrage eines methodischen Gutachtens: Unter der Reviewerliste befindet sich das Feld „Methodisches Gutachten erforderlich“. Es kann von Schriftleitung, Editor und Redaktion angekreuzt werden und löst eine Mail an die Redaktion aus mit der Bitte, einen methodischen Gutachter zu beauftragen. Wenn dieser Vorgang ausgelöst wird, erscheint ein entsprechender Eintrag.

Für Informationen zu den möglichen Aktionen wählen Sie bitte zunächst den Status, in dem sich das Manuskript befindet:

Status des Manuskripts:

Initialer Upload

Nach Hochladen eines Manuskripts durch den Autor (Status: Initialer Upload) wird die Redaktion der entsprechenden Zeitschrift über den Eingang des Manuskripts per E-Mail informiert. Die Redaktion kann sich alle eingereichten Dateien als zip herunterladen – wahlweise können die einzelnen Dateien auch direkt geöffnet werden.

Nach Prüfung des Manuskripts (Vollständigkeit, Vorveröffentlichung) sollte die Redaktion ein für den Review-Prozess optimiertes PDF erstellen (vollständiges Manuskript mit Abbildungen, Seiten- und Zeilenzählung). Über die Funktion „Manuskriptfiles hochladen“ lädt die Redaktion die für den Workflow benötigten Files in das System hoch: Manuskriptdateien hochladen.

Wenn die für den Reviewprozess benötigten Dateien im System bereitstehen, benachrichtigt die Redaktion die Schriftleitung oder sie weist dem Manuskript einen Herausgeber zu. Dies hängt vom von der Zeitschrift gewählten Workflow ab.

Schriftleitung benachrichtigen
Für die Zeitschriften GMS Zeitschrift für Medizinische Ausbildung, GMS German Medical Science, GMS Infectious Diseases, GMS Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie

Editor zuweisen

Schriftleitung benachrichtigt

Nach dem Upload der Manuskriptfiles für den Reviewprozess und der Benachrichtigung der Schriftleitung weist die Redaktion oder die Schriftleitung mit „Editor zuweisen“ dem jeweiligen Manuskript einen zuständigen Editor zu. Dieses Vorgehen ermöglicht auch die Zuweisung von Gast- oder Vertretungsherausgebern. Die betreffende Person muss als Editor für die Zeitschrift registriert sein. Wenn die Schriftleitung selbst die Editorrolle übernehmen will, muss sie sich als Editor zuweisen.

Editor zuweisen

Editor zugewiesen

Falls der Editor nicht bereit ist, das betreffende Manuskript zu betreuen, kann er wieder zurückgezogen werden, solange noch keine Reviewer zugewiesen wurden: Editor zurückziehen.

Workflow mit Schriftleitung

Reviewer zuweisen: Die Redaktion (bzw. der Editor) kann über „Reviewer“ jedem Manuskript einen oder mehrere Reviewer zuweisen.

Soll das Manuskript aus bestimmten Gründen (z.B. mangelnde Qualität) nicht in den Reviewprozess überführt werden, kann der Editor auch sofort über Entscheidung Schriftleitung das Manuskript zur endgültigen Entscheidung an die Schriftleitung weitergeben (siehe Review beendet).

Workflow ohne Schriftleitung

Reviewer zuweisen: Die Redaktion (bzw. der Editor) kann über „Reviewer“ jedem Manuskript einen oder mehrere Reviewer zuweisen.

Soll das Manuskript aus bestimmten Gründen (z.B. mangelnde Qualität) nicht in den Reviewprozess überführt werden, kann der Editor auch direkt eine weiterführende Entscheidung treffen (siehe Review beendet).

Review läuft

Das Manuskript befindet sich im Reviewprozess, d.h. ein oder mehrere Reviewer wurden eingeladen und haben ihr Review noch nicht abgeschlossen. Eine Übersicht findet sich in der Tabelle auf der rechten Seite. Über „Details“ kann die Reviewerverwaltung aufgerufen werden, in der Fristen und Mahnmails verwaltet werden und auch das Zurückziehen eines Reviewers möglich ist.
Über „Reviews ansehen“ können in der Reviewansicht die Gutachten selbst sowie Details zu allen eingeladenen Reviewern eingesehen werden auch wenn diese die Reviewübernahme abgelehnt haben.
Eine Zuweisung von weiteren Reviewern ist über „Reviewer“ möglich Reviewer zuweisen.

Reviewprozess abbrechen: Mit „Review beenden“ kann der Reviewprozess abgebrochen werden, z.B. wenn ein Reviewer sein Gutachten nicht fertigstellt oder die Bitte um Review nicht reagiert. Das Manuskript wird dadurch in den Status Review beendet überführt. Den Reviewern, die ihr Gutachten noch nicht abgeschlossen haben, wird der Zugriff darauf ohne weitere Mitteilung entzogen.

Review beendet

Workflow mit Schriftleitung

Nach Abschluss aller Reviews erhalten der Editor und die Redaktion eine Benachrichtigungsmail, in der die Entscheidungen der Reviewer aufgelistet sind. Der Editor sollte dann über das weitere Vorgehen entscheiden. Nach einer Überarbeitung des Manuskripts wird es direkt in den Status „Review beendet“ überführt, wenn kein Gutachter das überarbeitete Manuskript erneut reviewen wollte. Der Editor erhält eine entsprechende Mail.
Über „Reviews ansehen“ können in der Reviewansicht die Beurteilungen der Reviewer eingesehen werden. Eine Zuweisung von weiteren Reviewern ist über „Reviewer“ möglich Reviewer zuweisen.

Zurück an Autor zur Überarbeitung: Mit dem Button „Zurück an Autor“ kann dem Autor die Bitte zur Überarbeitung des Manuskripts übermittelt werden. In der vorgenerierten Mail sind bereits die für den Autor bestimmten Kommentare der Reviewer eingefügt. Die Redaktion kann den Text der Mail anpassen und mit „Nachricht schicken“ absenden (Status: Zurück an Autor zur Überarbeitung).
Siehe Zurück an Autor (durch Redaktion)

Entscheidung Schriftleitung: Wenn der Reviewprozess des Manuskripts abgeschlossen ist und nach Einschätzung des Editors keine weiteren Überarbeitungen notwendig/sinnvoll sind, kann über „Entscheidung Schriftleitung“ das Manuskript zusammen mit der Einschätzung des Editors zur endgültigen Entscheidung an die Schriftleitung übergeben werden.
Siehe Entscheidung Schriftleitung

Workflow ohne Schriftleitung

Nach Abschluss aller Reviews erhalten der Editor und die Redaktion eine Benachrichtigungsmail, in der die Entscheidungen der Reviewer aufgelistet sind. Der Editor sollte dann über das weitere Vorgehen entscheiden. Nach einer Überarbeitung des Manuskripts wird es direkt in den Status „Review beendet“ überführt, wenn kein Gutachter das überarbeitete Manuskript erneut reviewen wollte. Der Editor erhält eine entsprechende Mail.
Über „Reviews ansehen“ können in der Reviewansicht die Beurteilungen der Reviewer eingesehen werden. Eine Zuweisung von weiteren Reviewern ist über „Reviewer“ möglich Reviewer zuweisen.

Zurück an Autor zur Überarbeitung: Mit dem Button „Zurück an Autor“ kann dem Autor die Bitte zur Überarbeitung des Manuskripts übermittelt werden. In der vorgenerierten Mail sind bereits die für den Autor bestimmten Kommentare der Reviewer eingefügt. Die Redaktion kann den Text der Mail anpassen und mit „Nachricht schicken“ absenden (Status: Zurück an Autor zur Überarbeitung).
Siehe Zurück an Autor (durch Redaktion)

Wenn der Reviewprozess des Manuskripts abgeschlossen ist und nach Einschätzung des Editors keine weiteren Überarbeitungen notwendig/sinnvoll sind, stehen folgende Auswahlmöglichkeiten für die abschließende Beurteilung des Manuskripts zur Verfügung:

• Artikel akzeptieren: Achtung! Diese Aktion wird direkt durch Betätigung des Buttons ausgeführt. Das Manuskriptverwaltungssystem erzeugt eine Mail an die Redaktion mit der Bitte, das Manuskript für die Publikation zu erfassen, und der Status des Manuskripts wird auf „akzeptiert“ gesetzt.
• Artikel ablehnen: Über den Button „Artikel ablehnen“ wird das Manuskript endgültig abgelehnt. Es wird eine konfigurierbare Mail geöffnet, in der dem Autor die Entscheidung zusammen mit den Kommentaren der Reviewer mitgeteilt werden kann (siehe Manuskript ablehnen (durch Redaktion)).
• Ablehnen, Neueinreichung möglich: Über den Button „Ablehnen, Neueinreichung möglich“ wird das Manuskript abgelehnt. Dem Autor wird aber in der Mail mitgeteilt, dass eine vollständige Überarbeitung und Neueinreichung des Manuskripts möglich wäre. Bei der Neueinreichung kann das Manuskript vom Autor entsprechend gekennzeichnet werden (siehe Manuskript ablehnen (durch Reaktion)).

Zurück an Autor zur Überarbeitung

In diesem Status wird auf die Überarbeitung des Manuskripts durch den Autor gewartet.

Über „Reviews ansehen“ können in der Reviewansicht jederzeit Details zu den eingeladenen Reviewern sowie deren Reviews eingesehen werden.

Der Autor sollte die überarbetete Version über die Funktion „neue Dateien hochladen“ hochladen (Status: Update von Autor gesendet). Diese Version geht zunächst nur per Email an die Redaktion, die sie nach Prüfung über die Funktion „Artikelfiles hochladen“ ins Manuskriptverwaltungssystem überführt. Da es erfahrungsgemäß vorkommt. dass die Autoren ihre Überarbeitung direkt per Mail senden, ohne das Manuskriptverwaltungssystem zu nutzen, besteht jetzt die Möglichkeit, dass die Redaktion einen neuen Reviewdurchgang anstößt, ohne dass das Manuskript den Status „Update von Autor gesendet“ durchläuft (siehe Update von Autor gesendet)

Update von Autor gesendet

Die vom Autor nach Überarbeitung hochgeladenen Dateien, gehen zunächst nur per Mail an die Redaktion. Diese muss sie nach Prüfung für den weiteren Workflow ins Manuskriptverwaltungssystem hochladen.

Das für den Review-Prozess optimierte PDF und alle Dateien, die im Workflow dem Editor und den Reviewern zur Verfügung stehen sollen (also in der Regel auch Begleitschreiben und Kommentare für die Reviewer), sind über „Manuskriptdateien hochladen“ in das Manuskriptverwaltungssystem zu überführen (siehe Manuskriptdateien hochladen).

Entscheidung Schriftleitung

Wenn nach Einschätzung des Editors der Reviewprozess des Manuskripts abgeschlossen ist und keine weiteren Überarbeitungen notwendig/sinnvoll sind, erhält die Schriftleitung eine Mail mit der Bitte um abschließende Beurteilung des Manuskripts. Diese Mail enthält auch die Beurteilung des Editors und seine Begründung.

Über „Reviews ansehen“ können in der Reviewansicht die Beurteilungen der Reviewer eingesehen werden.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen für die abschließende Beurteilung des Manuskripts zur Verfügung:

• Artikel akzeptieren: Achtung! Diese Aktion wird direkt durch Betätigung des Buttons ausgeführt. Das Manuskriptverwaltungssystem erzeugt eine Mail an die Redaktion mit der Bitte, das Manuskript für die Publikation zu erfassen, und der Status des Manuskripts wird auf „akzeptiert“ gesetzt.
• Artikel ablehnen: Über den Button „Artikel ablehnen“ wird das Manuskript endgültig abgelehnt. Es wird eine konfigurierbare Mail geöffnet, in der dem Autor die Entscheidung zusammen mit den Kommentaren der Reviewer mitgeteilt werden kann (siehe Manuskript ablehnen (durch Redaktion)).
• Ablehnen, Neueinreichung möglich: Über den Button „Ablehnen, Neueinreichung möglich“ wird das Manuskript abgelehnt. Dem Autor wird aber in der Mail mitgeteilt, dass eine vollständige Überarbeitung und Neueinreichung des Manuskripts möglich wäre. Bei der Neueinreichung kann das Manuskript vom Autor entsprechend gekennzeichnet werden (siehe Manuskript ablehnen (durch Redaktion)).
• Von Schriftleitung zurück an Autor: Mit dem Button „Von Schriftleitung zurück an Autor“ hat die Schriftleitung die Möglichkeit, auch nach Abschluss des eigentlich vom Editor koordinierten Reviewprozesses dem Autor eine Bitte zur Überarbeitung des Manuskripts zu übermitteln. In der vorgenerierten Mail werden auch die für den Autor bestimmten Kommentare der Reviewer noch einmal eingefügt (siehe Zurück an Autor (durch Schriftleitung)).

Von Schriftleitung zurück an Autor

Das Manuskript wurde von der Schriftleitung mit weiteren Überarbeitungswünschen an den Autor zurückgegeben.
Wenn der Autor eine überarbeitete Version hochlädt, geht diese an per Mail an die Redaktion. Diese prüft die Dateien und lädt sie über „Manuskriptdateien hochladen“ in das Manuskriptverwaltungssystem (siehe Manuskriptdateien hochladen). Dann werden sie über „Entscheidung Schriftleitung“ wieder der Schriftleitung zur Entscheidung vorgelegt (siehe Entscheidung Schriftleitung).

Artikel akzeptiert

ArtikelDas akzeptieren:Manuskript Achtung:wurde Aktionzur erfolgtPublikation sofort. angenommen und in einer Mail wurde die Redaktion um die Vorbereitung der Datei für die Publikation gebeten. Bei den meisten Zeitschriften nimmt die GMS-Redaktion in ZB MED Köln die Prozessierung der Dateien vor. Dazu muss die letzte und akzeptierte Version als Word-Datei vorliegen. Bitte achten Sie darauf, dass diese der G;

Autorenfreigabe beantragt

Autor lehnt Freigabe ab

Bereit zur Veröffentlichung