Upload of manuscript files

Coming soon!

Status: Initial upload

After examination of the manuscript (completeness, prepublication) the editorial office should create a PDF optimized for the review process (complete manuscript with illustrations, page and line count) and upload it.

It is important to upload the respective types of files to the corresponding fields in order to ensure the correct access of all the actors involved in the workflow.

A red success message apprears: "The files have been uploaded.". Return to the manuscript view with "Back to manuscript".

Depending on the workflow the editorial office will now notify the editor-in-chief or assign an editor to the manuscript. Even if editorial office, editor-in-chief and editor are identical, these steps must be performed to advance in the manuscript workflow.

Workflow with editor-in-chief: Notify Editor-in-Chief
Workflow without editor-in-chief: Assign Editor

Status: Update sent by author

The manuscript files uploaded by the author after the revision are first sent via email to the editorial office. The editorial office checks them and uploads the suitable files for the following workflow.

The PDF optimized for the review process and all the files that should be available to the editor and the reviewers during the workflow (i.e. usually also cover letter and comments for the reviewers) are to be uploaded in the corresponding fields (e.g. in the fields "PDF" and "additional files").

After uploading the files, a new review cycle is initiated.

Dieser Schritt muss auf jeden Fall durchgeführt werden, damit das Manuskript im Workflow vorankommt. Haben die Reviewer bei der Begutachtung angekreuzt, dass sie das überarbeitete Manuskript erneut begutachten wollen, so kann die Redaktion ihnen direkt die entsprechende Mail zukommen lassen. Die Reviewer werden gleichzeitig für das zweite Review freigeschaltet. Wenn die Reviewer diese Absicht verneint hatten, so erhalten sie die Mail nicht und werden auch nicht für das zweite Review freigeschaltet.
Reviewer hat „Bekommt Updates: Nein“ gewählt, soll aber trotzdem das überarbeitete Manuskript vorgelegt bekommen: Hier muss die Redaktion vor dem Anstoß des neuen Reviewdurchlaufs unter Reviewansicht – Redaktion eine Korrektur vornehmen.
Reviewer hat „Bekommt Updates: Ja“ gewählt, soll aber nicht zum erneuten Review aufgefordert werden: Dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Reviewer das Manuskript bereits endgültig angenommen oder abgelehnt hatte. In diesem Fall sollte die Redaktion das Häkchen bei „Mail mit Bitte um erneutes Review schicken“ entfernen und den Mailtext in persönlichen Mails nur an die Reviewer schicken, die eine erneute Begutachtung vornehmen sollen. Mailadressen können aus Reviewansicht – Redaktion entnommen werden. Die nicht eingeladenen Reviewer können hier auch über „Details“ abgewählt werden (s. Reviewerverwaltung).

Wenn es Reviewer gibt, die das überarbeitete Manuskript erneut begutachten, erhält das Manuskript den Status Review läuft. Wenn es keine Reviewer gibt, die das überarbeitete Manuskript erneut begutachten, erhält das Manuskript den Status Review beendet und es geht eine entsprechende Mail an den Editor.

Status: Artikel akzeptiert

Wenn das endgültige PDF von der (GMS-)Redaktion erstellt wurde, wird es von der lokalen Redaktion oder der GMS-Redaktion (je nach Absprache) über „Manuskriptdateien hochladen“ in das Manuskriptverwaltungssystem hochgeladen (siehe Manuskriptdateien hochladen). Mit „Autorenfreigabe beantragen“ kann dann der Autor um die Abnahme des PDFs gebeten werden (siehe Autorenfreigabe beantragen).

Anderer Status

Die Redaktion hat zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, neue Dateien in das Manuskriptverwaltungssystem hochzuladen. Bitte achten Sie darauf, dass immer die aktuell benötigten Dateien bereitstehen. Sollte es notwendig werden, innerhalb eines laufenden Prozesses (Reviewprozess, Autorenfreigabe) die Dateien auszutauschen, müssen die gerade beteiligten Akteure per Mail darüber informiert werden.